Akaun bisnes kecil cara mudah
Ramai
usahawan baru atau pekerja makan gaji yang baru berjinak-jinak dengan
bisnes part-time, menghubungi saya untuk bertanya mengenai bagaimana
menyimpan akaun perniagaan. Mereka ini terdiri daripada peniaga kecil
yang berniaga produk-produk seperti cupcake, pakaian bayi, tudung,
aksesori wanita, secara kecil-kecilan sama ada online atau offline.
Pertama
sekali, tahniah diucapkan kerana anda semua berani menceburkan diri ke
alam perniagaan. Bukan senang nak buat perniagaan walaupun kecil. Saya
menyokong niat suci anda dan mendoakan perniagaan anda berjaya.
Saya
ingin menceritakan di sini bahawa penyimpanan rekod dan akaun
perniagaan adalah suatu yang mudah. Tak perlu lah anda risau melampau
takut diaudit oleh LHDN atau pening kepala kerana tak pandai buat akaun.
Menyimpan akaun ini boleh dilakukan walaupun perniagaan anda masih
kecil, hatta jika anda menjual barang di eBay sekalipun.
Mereka
(peniaga kecil) merungut kepada saya bahawa mereka pernah bertanya
soalan ini kepada kawan-kawan mereka yang belajar jurusan accountancy.
Para akauntan ini memberikan jawapan yang rumit mengenai sistem akaun
seakan-akan peniaga ingin membuka perniagaan jutaan ringgit. Perlu ada
general ledger, double entry bookkeeping system, this and that
statement, etc. sehinggakan kakak yang ingin menjual tudung di ofis pun
jadi takut mengenai akaun.
Saya ingin menghuraikan cara
mudah menyimpan akaun dan rekod perniagaan anda. Dengan menyimpan rekod
yang lengkap, anda dapat melihat perkembangan perniagaan anda dan
membuat rancangan untuk mengembangkan perniagaan ke tahap seterusnya.
(DISCLAIMER:
segala yang ditulis dalam entri ini adalah cadangan peribadi penulis
semata-mata. Penulis tidak bertanggungjawab atas segala yang berlaku
natijah daripada anda mengikuti cadangan penulis).
Berikut adalah
langkah-langkah menyimpan rekod perniagaan dengan mudah, tanpa
memeningkan kepala mempelajari sistem perakaunan yang susah-susah:
1. Akaun bank berasingan
Walaupun
anda berniaga kecil-kecilan tanpa mendaftarkan syarikat, anda
sepatutnya mengasingkan duit peribadi anda daripada duit perniagaan.
Jika anda sudah mendaftarkan perniagaan (samada bentuk pemilik tunggal,
perkongsian atau Sdn Bhd), maka lebih wajiblah anda membuka akaun bank
untuk perniagaan dan mengasingkan wang peribadi anda daripadanya.
Jika
anda tidak mendaftarkan perniagaan, buka akaun bank kedua atas nama
anda untuk menyimpan tunai yang terhasil dari perniagaan anda.
Simpan
semua rekod transaksi bank tersebut. Penyata bulanan bank anda adalah
dokumen terpenting dalam perniagaan anda. Dengan penyata inilah anda
dapat melihat tahap “kesihatan” perniagaan anda. Untuk yang nak memohon
kemudahan kewangan daripada bank atau agensi kerajaan, penyata bank
adalah dokumen utama yang disemak oleh pegawai pinjaman.
Adalah
sangat penting anda mengasingkan duit perniagaan dengan duit peribadi.
Setiap transaksi antara kedua-dua akaun tersebut mestilah dicatat.
Jangan campur aduk wang peribadi dengan perniagaan. Ini adalah langkah pertama yang anda perlu ambil untuk menyimpan rekod perniagaan yang bersih.
2. Kos inventori (Belian)
Perkara
kedua yang perlu anda buat setelah membuka akaun bank ialah membeli
barangan yang akan dijual atau inventori. Barangan ini boleh jadi dalam
bentuk bahan mentah (tepung, gula, icing, etc jika anda membuat cupcake)
atau bahan siap (contoh: beg tangan, kasut).
Rekod kesemua kos
tersebut dengan lengkap: tarikh, item, kuantiti, harga, nama penjual.
Itu sahaja. Pastikan anda menyimpan resit bagi semua transaksi yang anda
buat.
Catat semua belian anda di dalam satu jadual (hardcopy atau
Excel). Column yang perlu ada ialah tarikh, item, kuantiti, harga, dan
penjual.
Saya membuat andaian kesemua jualan anda adalah dalam
bentuk tunai, bukannya kredit. Perniagaan kecil biasanya menggunakan
tunai sahaja.
3. Jualan
Sekali lagi, saya
membuat andaian kesemua jualan anda adalah dalam bentuk tunai (jika
tidak, mungkin entri ini tak sesuai untuk anda). Tunai adalah
“lifeblood” bagi perniagaan kecil, jadi pastikan setiap jualan anda
dilangsaikan dengan tunai tanpa ada tempoh hutang.
Untuk setiap
jualan, anda perlu mencatit maklumat berikut: tarikh, item, kuantiti,
harga, diskaun (jika ada), nama pembeli. Pastikan setiap transaksi
direkod dengan menyimpan resit atau slip pembayaran.
Catat semua
jualan anda di dalam satu jadual (hardcopy atau worksheet Excel).
Sekarang kita sudah ada dua jadual, Belian dan Jualan.
4. Kos-kos lain (Expenses)
Expenses
ialah segala kos yang ditanggung dalam perniagaan selain daripada kos
membeli bahan mentah dan menghasilkan produk siap untuk dijual. Ini
termasuklah pengangkutan, postage, printing, bil elektrik/air/telefon,
sewa pejabat, gaji pekerja, marketing, packaging, dan sebagainya.
Sekali
lagi, saya menganggap setiap kos-kos tersebut dilangsaikan dalam bentuk
tunai (sesuai untuk perniagaan kecil). Catat setiap expenses tersebut
dan rekod dalam satu jadual hardcopy atau Excel worksheet. Ini adalah
jadual ketiga anda, selepas Belian dan Jualan.
5. Ambilan dan Modal
Ambilan
dan Modal adalah pertukaran wang/produk antara akaun peribadi dan akaun
perniagaan. Contohnya, jika anda ingin mengambil satu pasang pakaian
bayi dalam inventori anda untuk digunakan oleh anak anda sendiri, ini
dikira sebagai ambilan. Begitu juga jika anda ingin mengambil wang
daripada akaun perniagaan untuk digunakan secara peribadi. Ini juga
wajib direkod.
Modal adalah sebaliknya: menggunakan wang peribadi
untuk kegunaan perniagaan, atau menggunakan perkakas peribadi untuk
kegunaan perniagaan. Ini juga perlu dicatat.
Setiap duit yang
bertukar tangan antara akaun peribadi dengan akaun perniagaan anda mesti
dicatat, sama ada sebagai ambilan (perniagaan –> peribadi) atau
sebagai modal (peribadi –> perniagaan).
_______________________________________
Sekarang
kita sudah ada 5 Jadual: Belian, Jualan, Expenses, Ambilan dan Modal.
Ini sudah cukup untuk kegunaan peniaga-peniaga kecil yang membuat
all-cash transaction, iaitu tiada belian atau jualan kredit, atau
pinjaman.
Pastikan duit yang diterima daripada jualan dimasukkan
ke dalam bank dengan kerap supaya baki bank anda melambangkan wang yang
dimiliki oleh perniagaan anda dengan tepat. Sebaik-baiknya minta pembeli
bank-in terus bayaran ke dalam akaun anda.
Saya pernah berborak
dengan seorang taukeh kedai Mamak di KL yang memberitahu saya bahawa
beliau mempunyai seorang staff yang kerjanya pergi ke bank setiap 30
minit untuk deposit semua wang tunai yang diterima di cash register
machine.
Kurangkan simpan duit dalam bentuk petty cash (di luar
bank) melainkan untuk beberapa expenses yang tertentu sahaja. Menyimpan
petty cash yang banyak boleh meningkatkan nafsu anda untuk mengambil
duit itu untuk berbelanja untuk kegunaan peribadi. Dengan ini, tunai
bisnes anda akan berkurang.
Guna cek untuk membayar bil, gaji
pekerja dan supplier untuk meningkatkan aktiviti akaun bank anda. Kos
sekeping cek ialah lebih kurang RM0.50.
Kadangkala anda diminta
untuk memberi akaun kewangan yang lengkap untuk disemak. Akaun kewangan
lengkap terdiri daripada tiga dokumen: income statement, cashflow
statement, dan balance sheet. Anda akan diminta menyiapkan ketiga-tiga
dokumen ini kalau anda ingin membuat pinjaman, atau ingin memohon geran.
Anda
boleh membina ketiga-tiga dokumen tersebut dengan 5 Jadual yang saya
huraikan tadi — Belian, Jualan, Expenses, Ambilan dan Modal. Tak perlu
pening-pening kepala, cuma tunjukkan 5 jadual tersebut kepada rakan anda
yang pernah belajar accountancy, nescaya rakan anda itu boleh
menghasilkan IS/CF/BS untuk perniagaan anda.
Anda seharusnya
membiasakan diri anda menyimpan rekod perniagaan yang lengkap walaupun
perniagaan anda masih kecil (e.g. menjadi pengedar produk atau menjual
barangan di pejabat secara part-time). Dengan menyimpan rekod
perniagaan, anda dapat mengkaji untung rugi perniagaan anda, disamping
membolehkan anda mengembangkan perniagaan anda di masa hadapan.
Menyimpan
rekod bagi perniagaan kecil adalah mudah, tak perlu degree accountancy
atau pergi kursus-kursus yang mahal. Anda cuma perlu simpan 5 Jadual
sahaja — Belian, Jualan, Expenses, Ambilan dan Modal. Semua transaksi
yang penting dalam perniagaan kecil terkandung dalam kelima-lima jadual
tersebut.
Jika perniagaan anda dah besar nanti, baru anda perlu
fikir mengenai sistem perakaunan yang canggih-canggih. Untuk peniaga
kecil, fokus untuk kembangkan perniagaan dan banyakkan cash sales anda.
Gunakan sistem menyimpan rekod yang mudah dahulu.
Semoga berjaya!
